A quién le aplica y por qué importa hoy
Si emites o recibes comprobantes fiscales electrónicos en República Dominicana, la obligación de conservarlos te alcanza desde el primer documento que firmas. La DGII exige que el archivo original esté disponible para cualquier fiscalización, y la fecha límite de adopción para pequeños, micro y no clasificados (15 de noviembre de 2026, tras la prórroga automática comunicada el 6 de mayo de 2026) hace que el volumen de e‑CF crezca rápido. Tener un archivo ordenado evita sanciones y agiliza las auditorías internas.
Marco general de conservación
La regla general establece que los e‑CF deben guardarse durante un plazo no menor de diez años contados a partir de la fecha de emisión o recepción. Este plazo cubre tanto los comprobantes que tú emites como los que recibes de proveedores, e incluye notas de crédito, notas de débito y comprobantes de regímenes especiales. La normativa también requiere que la información esté íntegra, legible y accesible en el momento en que la administración la solicite. Consulta siempre dgii.gov.do o a tu asesor fiscal para confirmar situaciones particulares.
Formato obligatorio: XML firmado
El documento fiscal válido es el XML que lleva la firma digital del emisor. Ese archivo contiene la estructura completa, el código de seguridad de seis caracteres derivado de la firma y la información que la DGII utiliza para validar el estado (Aceptado, Aceptado Condicional o Rechazado). Guardar solo la representación impresa o un PDF no sustituye al XML firmado, porque la firma y el código de seguridad solo existen en el archivo original. Cualquier modificación del contenido del XML (editar un dato, reformatearlo o convertirlo a otro formato) rompe la firma y el archivo deja de servir como comprobante ante la DGII.
Representación impresa y código QR: qué contienen
La representación impresa (el PDF con el código QR) se entrega a receptores no electrónicos o se usa en contingencia. Tiene valor probatorio ante terceros, pero no reemplaza al XML ante la administración tributaria. El código QR de la representación impresa es un enlace a la consulta pública de la DGII; incluye RNC del emisor, e‑NCF, fecha, monto, RNC del comprador si aplica, fecha de firma y código de seguridad. No contiene el XML ni la firma digital. Por tanto, archiva ambos: el XML para la DGII y el PDF para tu cliente o para control interno.
Medios de almacenamiento recomendados
- Almacenamiento en la nube con cifrado en reposo y en tránsito (por ejemplo, buckets de objeto con versionado).
- Disco duro externo o NAS con redundancia RAID y copias de seguridad programadas.
- Sistema de gestión documental que indexe por e‑NCF, fecha, tipo de comprobante y RNC del contraparte.
Evita guardar los archivos solo en el disco local de la estación de trabajo, porque un fallo de hardware puede perder la única copia.
Organización y metadatos para recuperación rápida
Cuando la DGII solicita un comprobante, debes poder localizar el XML en minutos. Un índice maestro (hoja de cálculo o base de datos) que relacione e‑NCF, fecha, tipo, RNC emisor, RNC receptor, monto y estado facilita la búsqueda. Además, conserva los acuses de recibo que devuelve la DGII al recibir el envío y las aprobaciones o rechazos comerciales que generen tus contrapartes, porque forman parte del expediente completo. Realiza pruebas de recuperación al menos una vez al semestre para confirmar que los archivos no están corruptos y que los enlaces al portal de la DGII siguen funcionando.
Tabla de formatos y validez
| Formato | Validez ante la DGII | Uso recomendado |
|---|---|---|
| XML firmado (e‑CF) | Obligatorio | Archivo maestro, envío a DGII, auditoría |
| PDF con QR (representación impresa) | Complementario | Entrega a cliente no electrónico, respaldo visual |
| JSON o CSV exportados | Solo interno | Análisis de datos, conciliación contable |
Checklist rápido para tu archivo
- Verifica que cada XML esté firmado y tenga código de seguridad.
- Confirma que el estado en la DGII sea Aceptado o Aceptado Condicional.
- Almacena el XML en carpeta organizada por año, mes y tipo de comprobante.
- Guarda una copia del PDF con QR junto al XML para referencia rápida.
- Realiza respaldos periódicos en medio distinto (nube y disco local).
- Registra en tu sistema contable el e‑NCF, fecha, monto y RNC del contraparte.
- Etiqueta los archivos con metadatos (tipo, estado, período) para búsquedas ágiles.
Errores frecuentes que debes evitar
- Conservar solo el PDF y descartar el XML.
- Abrir y volver a guardar el XML con un editor que altere su contenido, rompiendo la firma original.
- No revisar el estado de aceptación y asumir que todo está correcto.
- Olvidar archivar las notas de crédito y débito vinculadas al comprobante original.
- Depender de un único medio de almacenamiento sin respaldo.
- Eliminar comprobantes antes de cumplir el plazo de diez años.
Qué hacer ahora
- Audita tu repositorio actual y separa los XML firmados de los PDFs.
- Crea una estructura de carpetas: /eCF/2026/09/E31/, /eCF/2026/09/E32/, etc.
- Sube los XML a la nube y replica en un disco externo cifrado.
- Descarga periódicamente los XML y los PDF desde tu plataforma de facturación (por ejemplo EmiteF) a la estructura de carpetas que definiste.
- Programa una revisión trimestral del estado de cada comprobante en el portal de la DGII.
- Documenta el procedimiento en tu manual de controles internos y comparte con el equipo contable.
- Define un responsable de custodia y establece alertas para la fecha de vencimiento del plazo de conservación.