Cuando un proveedor te envía una factura electrónica, ocurren dos cosas distintas que suelen confundirse: el acuse de recibo y la aprobación o rechazo comercial. La primera confirma que el documento llegó; la segunda es tu opinión sobre la operación. Como todo emisor electrónico es también receptor, este tema te afecta aunque solo pienses en vender.
Qué dice la ley
El artículo 14 de la Ley 32-23 regula el lado del receptor:
- Acuse de recibo (párrafo I): la factura electrónica debe recibirse mediante un acuse de recibo automático, que no implica aceptación ni respuesta positiva o negativa sobre la transacción.
- Aprobación comercial (párrafo III): el receptor de un e-CF que la DGII validó como "aceptado" o "aceptado condicional" debe comunicar su aprobación o rechazo comercial, tanto a la DGII como al emisor.
- Plazo y formato (párrafo IV): se rigen por la documentación técnica y las normas complementarias de la DGII.
- Impugnación (párrafo V): la DGII puede impugnar los e-CF que el receptor rechazó y que aun así reporta con ITBIS soportado o como costos o gastos.
- Fiscalización (párrafo VI): ni la validación de la DGII ni la respuesta comercial limitan las facultades de fiscalización.
Además, el artículo 17 obliga a todo emisor electrónico a recibir los e-CF de sus proveedores.
Dos ejes que no hay que mezclar
Un comprobante tiene dos estados independientes:
| Eje | Quién decide | Valores |
|---|---|---|
| Fiscal | La DGII | Aceptado, Aceptado Condicional, Rechazado |
| Comercial | El comprador | Aprobado, Rechazado |
El caso que importa poder ver es el comprobante fiscalmente aceptado pero comercialmente rechazado: vale ante la DGII, pero tu cliente no está de acuerdo con él. Es una señal de que hay que emitir una nota de crédito o aclarar la operación.
Cómo funciona en la práctica
- El proveedor emite y la DGII acepta el e-CF.
- Tu sistema lo recibe y devuelve el acuse de recibo firmado de forma automática.
- Revisas la operación: que el bien o servicio, las cantidades y los montos coincidan con lo pactado.
- Envías la aprobación o el rechazo comercial. Si rechazas, incluye el motivo.
- Conservas el XML del comprobante y de tu respuesta.
La respuesta comercial es un documento XML firmado con su propio formato. Durante la certificación ante la DGII se prueba este flujo, y la DGII lo responde de forma inmediata, indicando con un código si la aprobación se registró.
Riesgos de hacerlo mal
- Rechazar y deducir igual. Si rechazas un comprobante y después lo usas para sustentar ITBIS o gastos, la DGII puede impugnarlo (párrafo V).
- No conservar lo recibido. La ley obliga a conservar los e-CF emitidos y recibidos (artículo 13).
- Perder la respuesta. Si solo queda registro en una bandeja temporal, no podrás demostrar qué contestaste.
- Rechazar sin motivo. El motivo es lo único que explica la decisión meses después.
Sobre los plazos
La ley delega el plazo en la documentación técnica de la DGII. Desconfía de tablas que asignan "5 o 10 días hábiles por tipo" o que afirman que el silencio equivale a una aprobación automática: no están en la ley. Consulta el plazo vigente en la documentación técnica de la DGII antes de diseñar tu procedimiento.
Qué conviene preparar
- Un responsable de revisar los comprobantes recibidos.
- Un criterio escrito de cuándo se rechaza (montos distintos, bienes no recibidos, datos del comprador incorrectos).
- Un canal con el proveedor para resolver rechazos con una nota de crédito.
- Un archivo de comprobantes recibidos y respuestas enviadas.
Qué hacer ahora
- Confirma que tu sistema recibe e-CF y devuelve el acuse automático.
- Define quién aprueba o rechaza y con qué criterio.
- No uses para ITBIS o gastos los comprobantes que rechazaste.
- Conserva los XML recibidos y tus respuestas.
- Revisa el plazo vigente en la documentación técnica de la DGII.
En EmiteF los e-CF de tus proveedores llegan a una bandeja donde se conservan con su XML original, se aprueban o rechazan con motivo y alimentan tu formato 606. También registramos las aprobaciones que tus clientes envían sobre lo que les facturas. Más en la guía de facturación electrónica.
Fuente: Ley 32-23, artículos 13, 14 y 17. Plazos y formatos según la documentación técnica de la DGII. Este artículo es informativo.