La Representación Impresa (RI) es lo que la mayoría de la gente llama "la factura en PDF". Pero en facturación electrónica el documento fiscal es el XML firmado; la RI es una representación de ese XML. Confundirlos lleva a errores como conservar solo el PDF o regenerarlo con datos distintos a los enviados.
Qué dice la ley
El artículo 8 de la Ley 32-23 establece que la factura electrónica tendrá una Representación Impresa que se entregará, de manera excepcional:
- a los receptores no electrónicos, y
- a los receptores electrónicos que estén en contingencia,
para que puedan probar y reportar sus compras, sustentar crédito fiscal o consumo y conservar los documentos.
El artículo 14 lo reitera: cuando el emisor es electrónico pero el receptor no, el emisor envía el comprobante a la DGII y luego entrega al destinatario una RI con los elementos gráficos que establezca la DGII para facilitar su verificación.
Además, los requisitos de formato de la RI de cada tipo de comprobante los define la DGII por normativa separada, sin impedir que el emisor agregue su propio diseño y colores.
Qué debe contener
El detalle exacto lo fija la DGII para cada tipo, pero en la práctica una RI correcta refleja lo que dice el XML enviado:
- Datos del emisor: RNC y razón social.
- Datos del comprador, cuando el tipo lo requiere (por ejemplo, el RNC en un crédito fiscal).
- Tipo de comprobante y e-NCF.
- Fecha de emisión.
- Detalle de bienes o servicios, con cantidades y precios.
- Totales e ITBIS desglosados.
- Código de seguridad de 6 caracteres.
- Código QR que enlaza a la consulta de la DGII.
- Fecha y hora de la firma, cuando corresponde.
Lo esencial es la coherencia: cada dato impreso debe coincidir con el XML que aceptó la DGII.
Las dos reglas que más se incumplen
1. La RI se genera desde lo enviado, nunca de nuevo
Si tu sistema vuelve a armar y firmar el comprobante para imprimirlo, el código de seguridad cambia y el QR deja de validar. La RI debe generarse a partir del documento que la DGII aceptó.
2. La leyenda de contingencia solo va en contingencia
Una RI de un comprobante emitido en contingencia lleva una leyenda que lo indica. Ponerla en comprobantes aceptados normalmente es un error que confunde al cliente y a un fiscalizador. Y no se puede decidir por la ausencia de trackId: las facturas de consumo menores de RD$250,000 se aceptan en el acto sin trackId.
Infracciones relacionadas
El artículo 26 de la ley incluye dos infracciones directamente ligadas a la RI:
- Numeral 11: no conservar la Representación Impresa.
- Numeral 12: incumplir los requisitos de formato de la RI establecidos por la DGII.
RI y XML: qué conservar
| Documento | Qué es | ¿Conservarlo? |
|---|---|---|
| XML firmado | El comprobante fiscal electrónico | Sí, siempre (emitidos y recibidos, art. 13 y 17) |
| Respuesta de la DGII | Estado y mensajes | Sí, recomendable |
| Representación Impresa | Versión legible para el receptor | Sí (art. 26, numeral 11) |
Guardar solo el PDF no basta: si mañana necesitas demostrar el contenido fiscal, lo que vale es el XML.
Errores frecuentes
- Conservar únicamente el PDF y no el XML.
- Regenerar la RI con datos actualizados del cliente o del producto, que ya no coinciden con lo enviado.
- Re-firmar para imprimir, lo que cambia el código de seguridad.
- Poner la leyenda de contingencia en comprobantes aceptados.
- Tapar el QR con diseño o imprimirlo tan pequeño que no se lee.
Qué hacer ahora
- Verifica que tu sistema genera la RI desde el XML aceptado.
- Revisa una RI de cada tipo que emites contra su XML: los datos deben coincidir.
- Escanea el QR de algunos comprobantes y confirma que la consulta de la DGII los encuentra.
- Conserva XML y RI con respaldo.
- Comprueba que la leyenda de contingencia solo aparece donde corresponde.
En EmiteF la representación impresa se genera exclusivamente desde el documento aceptado, con su código de seguridad y su QR originales. Si quieres verificar un comprobante emitido con EmiteF, usa la consulta pública.
Fuente: Ley 32-23, artículos 8, 13, 14, 17 y 26. Los requisitos de formato por tipo los establece la DGII. Este artículo es informativo.